Regras para a alteração da convenção de condomínio

regras para alteração da convenção do condomínio

Por Lucas

 

A convenção do condomínio é o documento que complementa o regimento interno. Você sabia que há regras para fazer alterações desses documentos?

Mesmo com essas mudanças, uma regra é clara: a convenção deve estar de acordo com a legislação vigente. O documento tem validade legal e define a operação de todo o condomínio, desde como é utilizada a renda até punições a quem desrespeite as regras. Alguns condomínios não tem uma convenção regularizada no cartório. No entanto, de acordo com a lei, se mais de 66% dos moradores assinarem o documento, ele torna-se válido legalmente.

 

Por que existem regras para alteração da convenção do condomínio?

As regras para alteração da convenção do condomínio servem para que a administradora, uma das responsáveis pela gestão, não tome decisões sozinha.

São muitos os possíveis motivos para mudar a convenção. Por exemplo:

  • Condomínio com dificuldades financeiras: uma emenda pode definir encargos para os condôminos;
  • Má gestão: as decisões do síndico ou até da administradora podem não ser satisfatórias para os moradores. Uma assembleia pode ser convocada para decidir mudar as regras quanto a atuação desses profissionais ou substituí-los;
  • Determinar a instalação de câmeras nos corredores;
  • Mudar métodos e valores das punições dos infratores;
  • Permitir ou proibir a entrada de animais de estimação no condomínio. No entanto, por lei ninguém pode ser proibido de manter um pet em sua residência.

 

As regras para emendas na convenção do condomínio existem para garantir conforto, segurança e melhor convivência na vida em conjunto.

 

Aplicação das regras para mudar a convenção do condomínio

Para alterar qualquer item na convenção, todos os moradores devem participar de uma assembleia e realizar uma votação sobre cada mudança. Todas as novas regras devem ter aprovação de, no mínimo, 66% dos presentes.

No entanto, criar as regras para alterações no documento não é o processo mais simples do mundo. Deve haver muito cuidado em momentos de mudanças. O ideal é que um representante da administradora ou o próprio síndico esteja junto com os moradores. Uma boa opção pode ser consultar um advogado ou especialista em leis e regras para condomínio, para garantir que tudo esteja de acordo com as legislações federal, estadual e municipais.

Assim que as diretrizes estiverem definidas, a assembleia é encerrada e fica a critério do gestor registrar a nova convenção em registro. Caso o antigo não tenha sido registrado, será uma ótima oportunidade para fazê-lo.

Qual vale mais: regras do condomínio ou leis municipais?

leis e regras em condominios

Por Lucas

 

Na vida em conjunto, com uma grande variedade de pessoas, regras são fundamentais para manter a ordem e a harmonia. E aí está um assunto que gera muitas dúvidas entre os proprietários de condomínio. Qual tem maior validade: regras do condomínio ou leis?

As leis servem para suprir múltiplas necessidades. Como lidar com crimes de moradores, direitos relacionados ao uso das áreas comuns, horário para festas, permissão para ter animais são apenas alguns exemplos. Existem dois conjuntos de regras para condomínios: a convenção e o regimento interno. Ambos são criados com o objetivo de manter uma convivência mais segura e agradável.

A convenção define quais decisões devem ser tomadas a partir de votações em assembleias com moradores, administradores e síndico. Já o regimento define as normas para a convivência. Ambos são escritos tendo como base as leis do Código Civil. Afinal, as leis servem como guia para tudo que um cidadão deve respeitar, em qualquer ambiente que esteja ou resida.

Portanto, não pode haver conflito entre as regras do condomínio e as leis, sejam elas federais, estaduais ou municipais. Aliás, no Código Civil, vigente pelos últimos 16 anos, existe um artigo específico para a área de condomínios. Lá estão várias regras contidas em uma convenção, porém com maior poder e abrangência. Algumas delas são:

  • Obrigações de moradores;
  • Definições de áreas comuns;
  • Como deverá ser utilizada a receita gerada pelo condomínio;
  • Penalidades por descumprimento de leis internas.

Ainda existem outras regras no Código Civil, como a sobre a penalização de um condômino em caso de atraso no pagamento de contas do condomínio. O Regimento Interno define a partir de quantos dias a multa deve ser aplicada. De qualquer forma, ambas as regras internas e leis devem ser seguidas com o objetivo de manter a ordem e harmonia no condomínio.

Mesmo assim, pode haver dúvidas sobre qual conjunto de regras tem maior poder na rotina da vida em conjunto: as leis federais, estaduais e municipais ou regras do condomínio. O fato é que todas se complementam.

Moradores, síndicos e administradores não podem criar nenhuma regra que contradiga o que está definido no Código Civil. O próprio documento delega a definição de algumas regras específicas para o condomínio. De qualquer forma, regras foram feitas para serem seguidas, principalmente em ambientes compartilhados com outras pessoas.

Modelo de convenção de condomínio, qual utilizar?

convenção de condominio qual utilizar

Por Lucas

 

Você conhece algum modelo de convenção de condomínio? Sabe o que é isso? Pode ser decisivo no momento de escolher o melhor lugar para viver e trabalhar.

Independente do modelo do condomínio, existe um documento que determina as responsabilidades de cada morador e como o condomínio será administrado. Esse documento é o modelo de convenção de condomínio.

Esse documento também serve para firmar outras formas de organização, como o uso dos espaços comuns por parte dos moradores, em eventos, reuniões, em outras ocasiões. Mas como escolher adequadamente uma convenção?

Em primeiro lugar, é importante registrar a convenção em cartório. Existe uma lei que determina que mesmo sem esse registro, o documento já é válido, caso 66% dos moradores tenham assinado. Mas, para evitar qualquer problema, é melhor que seja feito o registro.

O que deve constar no modelo de convenção de condomínio?

A convenção deve deixar claro para todos os proprietários e moradores as características, estruturas interna e externa, localização exata, entre outros detalhes. Além disso, alguns tópicos essenciais devem ser incluídos no modelo de convenção, como:

  • Informações sobre o condomínio;
  • Reuniões e assembleias;
  • Uso das áreas comuns;
  • Contribuições dos moradores;
  • Multas e penalidades por descumprimento de regras;
  • Direitos e deveres dos proprietários.

Direitos e deveres

Um bom modelo de convenção de condomínio deve expor os direitos dos moradores de modo que isso não interfira na vida de terceiros e ainda mantenha a ordem e o bom convívio entre os moradores.

Já a contribuição dos moradores geralmente é discutida em assembleias, cuja participação está entre os deveres de todos os moradores. Apesar de muitos condomínios seguirem um regimento interno bem semelhante, existem algumas divergências em relação a alguns desses tópicos.

Sobre as penalidades, é preciso ficar atento ao fato de que algumas multas cobradas pelo condomínio, em caso de atrasos muito grandes, podem levar a casos extrajudiciais.

Os valores das penalidades variam de acordo com o condomínio. Alguns chegam a cobrar até cinco vezes o valor de alguma taxa pré estabelecida no caso do descumprimento de uma regra.

No momento de escolha de um apartamento, residência ou escritório, leia antes atentamente ao modelo de convenção de condomínio para avaliar se as leis internas estão de acordo com o que você procura.

O que evitar em um modelo de convenção de condomínio?

Como descrito acima, a primeira coisa a se evitar no momento da escolha é uma convenção que não esteja devidamente registrada em cartório. A segunda é não optar por uma convenção onde não esteja claramente descrito os seguros pelos quais o condomínio será responsável.

Pode parecer algo óbvio, de que se houver qualquer problema no que diz respeito às áreas comuns ou a estrutura interna, o condomínio prontamente irá cuidar da manutenção.

Mas não é bem assim que funciona. São muitos casos de condomínios que negligenciam esse suporte, e invariavelmente acaba sendo levado à justiça pelos condôminos.

Um modelo de convenção de condomínio que não tenha essa informação descrita é basicamente como se a própria administração dissesse para os moradores procurarem suporte por conta própria, quando muito disso caberia a própria administração.

Então, um modelo mais completo de convenção segue o modelo acima e mais alguns capítulos, como:

  • Seguros do condomínio (o que inclui casos de incêndio, falta de água, reformas, etc);
  • Dos fundos que o condomínio dispõe de reserva para problemas de maior urgência;
  • Disposições gerais.

Mas, além de cuidar muito bem no momento de decidir pela convenção, vale também conhecer pessoalmente o condomínio e verificar de perto cada instalação e área e ver se está de acordo com o contrato.

Dicas extras além da escolha do modelo de convenção de condomínio

A escolha do modelo de convenção de condomínio é sim importante, mas também é preciso verificar se todo o regimento está sendo colocado em prática pela administração e pelos próprios moradores.

A primeira dica é conversar com alguns condôminos e pedir diferentes opiniões sobre como os moradores tratam a convenção e se a administração toma as medidas adequadas, tanto para punições quanto para manutenções.

Também é válido comparar os valores de taxas e rateio de atividades dos condôminos pelos últimos 12 meses, e conferir se além de todos estarem seguindo o previsto, se o condomínio tem muita variação dos valores em um curto intervalo de tempo.

Algo muito importante também e que deve ser conferido tão logo você já estiver a par do modelo de convenção de condomínio é a questão da segurança. Avaliar o prédio inteiro, desde a sua estrutura como saídas de emergência, extintores, câmeras de segurança, portaria 24 horas pode fazer toda a diferença no momento da escolha.

Esses dados também devem ser incluídos na convenção. Se a administradora não seguir o acordo, todos os moradores devem se reunir para uma assembleia e discutir os pontos em que a gestão precisa melhorar. Se conversar não se mostrar eficaz e se os condôminos acharem necessário, deve-se então trocar a administradora.

Uma dica para o momento de escolher uma nova gestora é avaliar a experiência que outros condomínios já tiveram com essas pessoas, se cumpriram a legislação e qual a opinião dos moradores sobre sua gestão. Na hora de contratação, avalie o modelo de convenção de condomínio, mesmo que haja elogios. Afinal, os moradores precisam de um modelo que atenda às suas necessidades específicas. É como o ditado diz: “O barato sai caro”.

Por isso, pesquisar o mercado é uma forma de garantir boas relações, já que empresas podem cobrar valores muito baixos mesmo não estando em acordo com a legislação ou regras internas. Antes de pagar dois gestores, encontrar um valor justo em uma empresa bem qualificada é o recomendado para poupar dinheiro.

Gestão de condomínio focada no futuro

plano gestão de condominio futuro

Por Lucas

 

Na gestão condominial normalmente leva-se em consideração a situação atual do condomínio – se precisa de melhorias, gastos, entre outras questões. No entanto, um erro muito comum feito pelos administradores é pensar apenas no presente. Uma gestão eficiente deveria considerar o futuro, com melhorias a longo prazo ou até planejamentos considerando possíveis imprevistos. Administrar o condomínio pensando no futuro pode trazer muitos benefícios, principalmente na parte financeira.

Desenvolvendo um plano de ação

Um condomínio é como uma aventura e planejando é algo essencial para administradores de condomínio que estão sempre procurando aperfeiçoamento ou apenas manter a ordem. O primeiro passo é preparar um plano de ação.

Esse plano de ação deve ser aprovado pelos condôminos para assegurar a prioridade da maioria, evitando que projetos sejam barrados por questionamentos pessoais ou até interesses políticos. Tudo o que é previsto no plano deve ser executado, a não ser que ocorram mudanças estabelecidas em assembleia.

Uma boa gestão focada no futuro traz apenas bons benefícios para todos no condomínio e evita vários problemas como, por exemplo, interrompimentos repentinos nos trabalhos e mudanças bruscas na administração por um novo profissional que não conhece os planos e estratégias de seu antecessor.

O que deve ser planejado

Antes de começar o plano, é sempre bom ter documentos e informações a mão que poderão auxiliar em sua elaboração, como contratos, planos e contas. Uma das prioridades ao definir um plano de ação é a manutenção, para garantir que tudo está funcionando adequadamente. Também prepare uma manutenção preventiva para evitar imprevistos e mais gastos no futuro.

Planejamento financeiro deveria ser feito considerando todas as despesas e renda, mas sempre considerando possíveis imprevistos como, por exemplo, falta de pagamento por parte de algum morador ou gastos por questões trabalhistas.

Seria bom manter um cronograma de reuniões com os comitês e conselhos, por exemplo. Todo o plano deve ser elaborado de acordo com a convenção e regras internas do condomínio, sem esquecer do que rege a lei para evitar gastos com taxas e multas.

Desenvolva um plano possível dentro do prazo determinado. Além de facilitar todo o processo com objetivos bem definidos, você pode ainda valorizar seu trabalho como síndico e trazer ótimos benefícios para o condomínio.

O que é a convenção do condomínio e qual a diferença para Regulamento Interno

convenção e regulamento interno condomínio

Por Lucas

 

Vamos abordar um tema fundamental para a boa gestão: o que é a convenção de condomínio e qual é a diferença para regulamento interno. Mesmo que um complemente o outro, há diferenças entre os dois.

Um administrador interessado no bem-estar e na organização do condomínio deve assegurar que todos sigam as regras condominiais. Para entender melhor as diferenças entre convenção e regimento, vamos começar explicando o que cada um é e em quais situações se aplicam.

O que é convenção de condomínio?

A convenção de condomínio é um conjunto de regras gerais sobre deveres e direitos dos condôminos. É definida pela associação de moradores, e suas funções são direcionar e regular direitos e obrigações dos proprietários do condomínio. Portanto, a convenção de condomínio determina o que é considerada como “lei máxima” a partir de parâmetros básicos.

Na convenção consta tudo sobre:

  • Estrutura do condomínio: orientações sobre reformas da estrutura física do condomínio e contratação de prestadores de serviço para a realização da obra;
  • Multas: quando as regras não são obedecidas por um morador, uma penalidade é aplicada;
  • Deveres do administrador: funções e deveres estabelecidos no Código Civil. Mesmo que o condomínio tenha um administrador, o síndico é o principal responsável e responde pelo condomínio em processos judiciais;
  • Método de administração: atribuições e serviços prestados devem constar no contrato e pode variar em casos específicos;
  • Tipos de assembleias: ordinária (ocorre anualmente e trata desde contabilidade até verba disponível para o próximo ano) e extraordinária (contempla vários assuntos e normas sobre a vida em conjunto);
  • Verba e repartição: divisão e aplicação da verba do condomínio em manutenção, pagamento de contas e despesas gerais;
  • Composição da equipe de administração: determina quem administra o condomínio. Normalmente é composta por um porteiro, zelador, síndico e conselheiro fiscal, como definido pelo condomínio;
  • Descrição de cada edifício: determina e caracteriza o uso residencial, comercial e cultural de cada edifício, por exemplo.

Diferenças entre regulamento interno e convenção do condomínio

Regulamento interno podemos dizer que é “o detalhe do detalhe”. Ou seja, serve para especificar o que é permitido e o que é proibido na convivência entre os condôminos. É tudo o que é comum, para a boa convivência de todos, como:

  • Animais no condomínio: aqui podemos determinar por onde os animais podem entrar e sair ou locais que são permitidos circular, entre outros detalhes que sejam para determinar a presença dos animais;
  • Uso de piscina, churrasqueira, quadras esportivas: fica determinado, por exemplo, se visitantes podem ter acesso, agendamento de churrasqueira para os moradores, etc;
  • Vaga na garagem: trata-se do direito de cada morador, até mesmo os que não possuem veículos, ter sua vaga na garagem. É fundamental que o respeito ao direito seja mantido;
  • Uso agendado do salão de festas: o condômino deve se responsabilizar pelo local e pelo comportamento de seus convidados, e deve entregar o salão limpo e sem danificar a estrutura e utensílios;
  • Manutenções e obras: são caracterizadas como necessárias (para conservar ou impedir uma deterioração), úteis (para facilitar o uso) e voluptuária (para aumentar o uso para lazer);
  • Uso correto de elevadores: fica determinado quem usará o elevador social e o de serviço, por exemplo. Ou em que ocasião deve se usar o elevador de serviço, em alguns condomínios os banhistas devem usá-lo ao sair da piscina, também deve ser utilizado para entrada e saída de animais de estimação;
  • Questões de segurança do condomínio e dos condôminos: quem fará e como funcionará a segurança do condomínio e dos moradores, podendo investir em câmeras de segurança, guaritas na portaria, muros e portões. Vale lembrar que a segurança é fundamental conheça dez dicas de segurança para seu condomínio.

Normalmente, o regulamento interno é aprovado, em assembleia, até seis meses após a ocupação do condomínio. Nesse caso, as regras de conduta dos moradores do condomínio sobre os espaços de uso comum formam o regulamento interno.

Pode ser difícil notar as diferenças, já que em alguns condomínios o regulamento e a convenção fazem parte do mesmo documento. As diferenças são:

  • A convenção do condomínio determina o cuidado de questões internas e externas;
  • O regulamento interno determina as regras do condomínio para manter uma boa convivência entre todos, moradores e funcionários.

É importante ressaltar que nenhum dos dois pode contradizer a legislação vigente no país, ou seja, na Constituição.

É válido lembrar que, quando se mora em um condomínio, entre outras questões, a boa convivência é um exercício diário e as regras condominiais servem para estabelecer limites. Por isso, é importante ter bom senso quando vivendo com conjunto.

Uma boa forma de analisar a importância das regras do condomínio é perguntar-se o seguinte: se todos os moradores desrespeitarem o que está na convenção ou no regulamento, isso será um problema? Se a resposta for sim, não deveria ser feito.

Quais as principais diferenças entre a gestão de um síndico um administrador profissional e uma administradora de condomínios

diferenças síndico profissional e administrador de condomínios

Por Carla Larrossa

Gestão caseira ou terceirizada, um gestor mais próximo ou uma empresa especializada?

Assim como tudo na vida, um condomínio também precisa de organização. A rotina de um condomínio vai além do entra e sai de moradores ou visitantes.

O controle dos serviços está cada vez mais informatizado. E atualmente a maneira de administrar um condomínio está tornando-se cada vez mais parecida com o gerenciamento de uma empresa.

E existem algumas diferenças na gestão feita por um síndico, um administrador profissional e uma administradora de condomínio. Para perceber quais são as diferenças e os principais pontos de gestão feita por um síndico, um administrador profissional e uma administradora de condomínio.

A gestão de um síndico

O síndico é o morador eleito para representar o condomínio. É o representante, ‘a voz’ do condomínio e dos condôminos. Ainda que muitos considerem que a função de um síndico é tarefa simples, poucos sabem que ele responde, civil e criminalmente, pelo condomínio.

Normalmente a única remuneração de um síndico é a isenção da taxa de condomínio.

A gestão de um síndico baseia-se em:

  • Convocar assembleias;
  • Desempenhar as obrigações impostas pelo Código Civil;
  • Representar o condomínio legalmente;
  • Zelar pela conservação das áreas comuns, pela ordem no condomínio e pela prestação de serviços;
  • Arrecadar as cotas do condomínio;
  • Prestar contas a assembleia e fazer cumprir todas as determinações;
  • Intermediar conflitos e sempre visar o bem pensando no coletivo.

Boa parte da gestão de um síndico é exigir que as regras de convivência do condomínio sejam respeitadas.

A gestão de um administrador profissional

Para ser administrador de condomínio é necessário ter curso profissionalizante em Administração de Condomínio.

Um administrador profissional irá fazer sua gestão com profissionalismo, pois é responsável por gerir e atender as demandas do condomínio que administra.

A gestão de um administrador de condomínios destaca-se por:

  • Conhecimento na legislação e na Convenção do Condomínio;
  • Gerenciamento de funcionários;
  • Administração financeira;
  • Negociação com fornecedores e prestadores de serviço;
  • Valorização do patrimônio;
  • Prestação de contas;
  • Elaborar folha de pagamento;
  • Pagamento de contas e encargos do condomínio.

A função de um administrador de condomínios é solucionar problemas administrativos, jurídicos e financeiros, além de manutenção do condomínio.

A gestão de uma administradora de condomínios

Uma administradora de condomínios dará um suporte administrativo ao síndico. As responsabilidades de uma administradora de condomínios são:

  • Movimentação financeira do condomínio;
  • Elaboração das prestações de conta;
  • Elaboração das folhas de pagamento, escala de folgas, encargos sócias;
  • Gerenciamento do departamento de pessoal;
  • Assistência jurídica;
  • Ter um representante nas assembleias;
  • Implantação do sistema de segurança.

Entre outras obrigações, a administradora de condomínio deverá arquivar organizar e controlar e manter atualizada uma série de documentação como:

  • CNPJ do condomínio;
  • Seguro obrigatório;
  • Plantas do condomínio;
  • Livro de atas;
  • Cadastro dos proprietários e inquilinos;
  • Pastas com as despesas e receitas dos condomínios, referente aos últimos cinco anos.

Uma administradora de condomínios evita que ocorram erros na administração e equívocos na gerência que acabam gerando prejuízos financeiros.

Agora que você já conhece quais são as principais diferenças entre um condomínio administrado por um síndico, um administrador profissional e uma administradora de condomínio, você deve fazer uma análise do que é melhor para o seu condomínio.

Administração de condomínio

administração_de_condomínio

Por Lucas

A administração de um condomínio tem grandes semelhanças com as de outros tipos de empresas, seja no quesito administração ou gerenciamento.

Para administrar um condomínio é preciso ser pessoa jurídica? Não, pois não há restrições para que pessoas físicas exerçam esse trabalho. Desde que haja organização e uma boa equipe, a pessoa poderá cuidar de toda a administração sem nenhum problema.

Caso seja necessário, a pessoa poderá contratar um administrador autônomo para auxiliar na administração do seu empreendimento. Pesquise bastante e busque referências de um bom profissional que tenha competência para realizar esse tipo de trabalho em condomínios. O administrador de um condomínio deve ser o braço direito do síndico e manter a organização em vários setores. É necessário saber lidar com o público e com uma série de cobranças, por isso é bom ter mente aberta e ser uma pessoa bastante flexível.

Em condomínios menores, muitas vezes não há um administrador de condomínio e o síndico acaba tendo que fazer todo o trabalho, porém, chega uma hora em que as responsabilidades são muitas e chega a hora de começar a pensar na possibilidade de contratar um administrador para o condomínio. A melhor hora é quando a demanda de trabalhos e responsabilidades for alta e a administração precisar de um controle maior.

Como administrar um condomínio – Dicas de organização para simplificar a gestão do seu condomínio

Como administrar um condomínio

Por Lucas

Hoje a administração de condomínio é para ao se administrar uma pequena empresa, dependendo do condomínio é como administrar uma empresa média! É preciso ter muito atenção em todos os setores para se manter dentro da lei, então, como administrar um condomínio sem ter problemas e ainda manter baixos custos de gestão?

Para administrar um condomínio, é preciso ter conhecimento contábil, trabalhista, civil, além de áreas administrativas, para quem quiser ser um bom síndico. Fora essas habilidades é preciso ter muita paciência com relação aos demais condôminos e ser um mediador de conflitos.

 Administração financeira do condomínio

A administração de condomínio precisa ser feita como a de uma empresa, como já falamos. As empresas administradoras fazem esse trabalho e evitam que o síndico entre nas questões menores, mas é preciso que ele esteja muito atento com relação a fiscalização das contas para não ter problemas futuros, pois é ele quem responde.

Em primeiro lugar é preciso haver um planejamento das contas, este planejamento deve ser feito com base nos gastos dos anos anteriores acrescidos dos reajustes. Se o condomínio planejar o ano é mais difícil haver surpresas desagradáveis, lógicos que imprevistos sempre irão aparecer, mas até eles devem ser provisionados.

Alguns itens que devem ser levados em conta:

  • Despesas periódicas como: recarga de extintores, dedetização, limpeza de caixa d’água, entre outros, devem ser estimados;
  • É bom trabalhar com percentual de inadimplência maior do que a média dos anos anteriores, mesmo que o condomínio não tenha histórico de inadimplência (nesse caso use 10%);
  • As despesas com relação as férias e o 13o salário devem provisionadas, deve-se fazer uma “poupança” do valor aproximado mensalmente, para não haver uma despesa extra no final do ano;
  • O Fundo de Reserva é previsto em assembléia e na convenção do condomínio e também deve ser provisionado;
  • É importante listar todas as benfeitorias, faça uma ordem de preferência para serem realizadas durante todo o ano. O ideal é que o condomínio tenha um fundo específico para essas despesas;
  • Se o condomínio tiver alguma sobra, ou seja, pagou-se as despesas, separou-se os fundos (reserva, trabalhista e obras), se ainda houver sobra, esta deve ser aplicado para render juros ao condomínio;
  • É aconselhável dividir todos os custos em 12 parcelas, para não pesar em determinados meses e ter uma média de valor do condomínio o menos variável possível.

 Condomínio com sindico e administradora

Quando um condomínio é gerido pelo síndico em conjunto com a administradora a tarefa fica muito mais leve para o primeiro, pois ele passa a ter um papel mais de fiscalização dos atos da administradora.

A contratação da administradora é muito recomendada pelo fato dela ficar com funções que tomam tempo como, pagamento de contas, contratação de funcionários, registro de atas e assembleias, cobranças, entre outros.

Vamos passar uma relação das principais tarefas de gestão financeira que uma administradora pode fazer:

  • Ajudar no planejamento e previsão orçamentária da gestão;
  • Contabilizar os créditos e débitos e fazer o rateio das despesas;
  • Emitir a cobrança e controlar os recebimentos;
  • Fazer cobrança sobre os devedores, seja por carta, por mensagem eletrônica e até mesmo por telefone;
  • Controle do extrato bancário do condomínio, para verificação dos créditos e débitos;
  • Emitir Declaração Negativa de Débitos Condominiais, para os condôminos que assim solicitarem;
  • Controle das contas a pagar, com atenção aos vencimentos e emissão de cheques para as referidas despesas;
  • Gestão tributária, calculando e recolhendo os devidos impostos;
  • Prestação de contas mensais, saldos nos respectivos fundos, elaboração de demonstrativo de débitos e receitas, além de balancete geral com a posição financeira mensal;
  • Elaboração de pastas com as contas mensais que ficam a disposição para possíveis verificações;
  • Elaborar balancete anual para a apresentação da Assembléia Geral Ordinária;
  • Gerir contratos coletivos e de prestadores de serviços;
  • Obtenção das certidões negativas referentes ao condomínio.

 Condomínio com administrador interno

Quando um condomínio tem um administrador interno é muito provável que ele também tenha uma administradora, pois somente condomínios muito grandes tem a necessidade desse tipo de pessoa trabalhando exclusivamente.

Ele trabalha muito mais com a gestão do condomínio como um todo, sendo no trato com os funcionários, nos conflitos internos de moradores e também desempenhando algumas funções que são da administradora de condomínios.

Funções financeiras que o administrador de condomínio pode ter:

  • Ajudar no planejamento e previsão orçamentária do condomínio;
  • Controlar junto com a administradora a conta bancária do condomínio, controlando os débitos e créditos;
  • Em alguns casos extremos, pode ajudar a administradora na cobrança de débitos, mas não é sua função;
  • Conferir os pagamentos de contas, se estão sendo feitas em dia e bem provisionadas;
  • Gerir os contratos de prestadoras de serviços e coletivos.

 Condomínio com sindico terceirizado

Esse tipo de trabalho que vem crescendo ultimamente é indicado para os condomínio que são muito grandes e é preciso de uma gestão profissional, ou daqueles que os moradores não se interessam pela função e preferem contratar um profissional.

Ele terá praticamente as mesmas funções do sindico comum, ou seja, ela irá fiscalizar o trabalho da administradora de condomínio e mediar os conflitos internos.

Na área financeira ela pode ajudar com:

  • Ajudar no planejamento e previsão orçamentária do condomínio;
  • Fiscalizar os créditos e débitos para ver se as contas estão sendo pagas em dia;
  • Ajuda a administradora na cobrança de débitos, mas atuando como última instancia;
  • Ajuda na gestão de contratos coletivos e prestação de serviços.

As demais funções financeiras devem continuar nas mãos da administradora que é a indicada para isso, ao síndico é devida mais a função apenas de fiscalizar.

 Condomínio apenas com síndico

Com as complexas leis brasileiras ficou praticamente inviável alguém ser sindico sem ter um administradora para fazer o trabalho do dia a dia de administração do condomínio.

Caso isso ocorra ele terá de fazer todas as funções que listamos da administradora, desde controle de contas, ao pagamento, cobrança, fornecedores, ou seja, é muito coisa para fazer além das outras tarefas gerenciais do condomínio.

 O que é conta a pagar?

Conta a pagar nada mais é do um controle das despesas que devem ser anotadas. Com esse controle você pode verificar o fluxo de caixa e saber para onde vão os gastos futuros.

O controle das contas a pagar é simples, mas é preciso ter cuidado, pois dinheiro no caixa não quer dizer sobra, por isso é bom sempre ter a previsão dos gastos para não se perder.

Para auxiliar nessa tarefa uma simples planilha já ajuda bastante, para organizar não só o que tem de pagar, mas quando e assim deixar tudo planejado.

É bom também ter as contas físicas em uma pasta datada, assim, se você por acaso esqueceu de lançar na planilha a conta no dia tomará ciência ao verificar as contas do dia e não atrasará o pagamento.

 O que é conta a receber?

É fundamental manter organizado o seu financeiro, o contas a receber é manter uma rotina de emissão de boletos no dia certo. O ideal é que tenha sempre o mesmo dia do mês para a emissão dos boletos.

Depois de emitidos eles precisam ser controlados, os bancos já possuem esse controle de recebimento online, mas é prudente ter uma planilha onde você vai marcando quem pagou e quando pagou, se houve multa, juros, etc.

Outro ponto que deve ser organizado é com relação a inadimplência, antes de cobrar deve-se entender que o prazo do banco para a compensação do pagamento pode ser de até 4 dias, cobrar antes dessa data irá levar ao constrangimento desnecessário.

Faça primeiro a cobrança por correio eletrônico, sempre pedindo que se já foi pago desconsidere essa comunicação, caso não possa fazer por esse meio, use uma carta normal. Espere alguns dias, sugerimos uma semana e se o débito persistir fazer o contato via telefone.

Fluxo de caixa

Esse como as contas a receber e a pagar é um instrumento da gestão financeira, ele realiza o controle de todas as movimentações, ou seja, as entradas e saídas de recurso por um determinado tempo.

Esse instrumento tem de ser usado diariamente, visando um controle financeiro, só assim você poderá pagar as suas contas em dia e prever os gastos futuros, como atualizar os recebimentos e fazer se preciso as devidas cobranças.

Prestação de contas do condomínio

A prestação de contas não é apenas uma medida de transparência do síndico perante ao condomínio, mas sim uma obrigação imposta pelo Código Civil.

A prestação de contas e a previsão orçamentária devem ser feitas e aprovadas anualmente em assembléia geral, vamos listar as documentações necessárias para essa prestação.

  • Certidões negativas de INSS, FGTS e Receita Federal, elas devem ser tanto do condomínio, como da administradora se houver e das empresas terceirizadas que prestam serviço ao condomínio;
  • AVCB;
  • NRs 5, 7 e 9;
  • Certificado de Brigada de Incêndio;
  • Vistoria de para-raios;
  • RIA dos elevadores;
  • Seguro do prédio e funcionários;
  • Atestado de dedetização e de lavagem das caixas d’água.

Além da documentação que mostramos acima é preciso um balanço contábil, que deve demonstrar assuntos como funcionários (salário, férias, 13o, benefícios e tudo o que for relacionado). Sobre as contas fixas (água, luz, telefone, entre outras) e variáveis que são relativas a manutenção e benfeitorias.

Também é preciso a comprovação das despesas e receitas, sendo que a segunda são apenas os adimplentes e os inadimplentes. Já a primeira é bom ter todos as notas fiscais de gastos, para qualquer confrontação nas despesas.

Apresentação

Com relação a apresentação há algumas regras que devem ser seguidas como:

  • Distribuir informativo com o que será discutido, o balanço e o orçamento aprovado para a gestão;
  • Esteja preparado para distorções entre o orçamento e o balanço. Saber a causa de gastos maiores do que o previsto é importante;
  • Deixar uma pasta com cópia dos documentos comprobatórios das contas na reunião, para quem quiser analisar na hora ou depois, desde que registrado pelo síndico.

Dicas

  • Detalhar demais as despesas causa apenas tumulto na apresentação, seja mais genérico sempre que possível;
  • É primordial o balanço e o saldo de despesas e inadimplência;
  • A reunião é para aquela gestão, não entre em conversas sobre gestões anteriores;
  • Leve os documentos originais para confrontação.
  • E é sempre recomendado o uso de um sistema de gestão de condomínios, de preferência online

Inadimplência

Esse tema espinhoso deve ser abordado, mas muito cuidado na hora de tratar desse assunto. Não se deve citar nomes dos devedores, informe valores, tempo de inadimplência e medidas adotadas.

Aprovação

Como já vimos a Prestação de Contas tem de ser aprovada pela Assembléia, se houve algum erro seja inserção de dado ou até mesmo erro de digitação e ela não for aprovada pode-se:

  • Auditar as contas;
  • Pedir prazo para esclarecer apenas do que ficou pendente, mas deve ser convocada nova assembléia para aprovação;
  • Se após esses procedimentos as divergências continuarem, é possível procurar a justiça para a solucionar o caso, mas isso deve ser o último estágio.

Convenção condominial

Em comparação a convenção condominial é como uma se fosse uma “Constituição” do condomínio, onde se encontram as regras internas do mesmo. É importante frisar que elas só fazem lei dentro do condomínio e se estiverem de acordo com a legislação brasileira.

Alguns itens que devem ser abordados para convenção:

  • Discriminar e individualizar as propriedades exclusivas;
  • Determinar a fração ideal de cada unidade, com relação ao terreno e as partes comuns;
  • Determinar a quota proporcional para o pagamento das despesas do condomínio e fundos;
  • As competências das assembléias, forma de convocação e quorum para as deliberações;
  • Sanções aos condôminos.

Para que ela seja válida e obrigatória para todos, é necessário a assinatura de 2/3 das frações ideais do condomínio. O mesmo quorum deve ser usado para alterações posteriores.

Veja mais sobre o assunto no post sobre convenção de condomínio.

Área comum do condomínio

Sobre a área comum a primeira coisa que precisa saber é que ela é tudo o que há no condomínio e não pertence às unidades. As regras de uso dessas áreas devem estar previstas na convenção do condomínio, além das áreas, os equipamentos como elevadores, piscina, parquinhos, entre outros também são áreas comuns.

O trabalho de gerenciar esses espaços e equipamentos é de responsabilidade do síndico, sempre respeitando a convenção que deverá prever o uso ideal e as sanções para quando isso não ocorrer.

Quando houver salão de festas por exemplo, este deve ser reservado com antecedência para não haver disputa de datas, o regimento interno deverá prever sobre o uso correto do equipamento e sobre possível cobrança destinada a manutenção e limpeza.

Como regras básicas deve se estabelecer horários de uso e os dias da semana, pode-se deixar o equipamento fechado por um dia na semana para a manutenção. Casos como o da piscina, é permitido barrar a entrada daqueles que não possuem atestado médico. As regras para os usos vão depender muito do que o condomínio oferece.

Se algum condômino for multado por mal uso das áreas comuns ele deverá ter o direito de se defender, inclusive se for o caso solicitar assembléia pra a solução do problema. O ideal é que sejam sempre feitas advertências verbalmente e por escrito antes que se tome a iniciativa de multar.

Administrando as vagas do condomínio

Esse é um grande problemas para os condomínio que ou não tem vagas suficientes, ou que as mesmas são trocadas periodicamente.

Seja qual for a regra a ser adotada é preciso que ela esteja descrita na convenção, com isso fica fácil dirimir as dúvidas com relação ao assunto.

Não é recomendado o sistema de quem chegar primeiro para o uso das vagas, pois alguns podem estacionar o carro e não tirar mais e outros viverão sempre na instabilidade se terão vagas ao chegar em casa.

É melhor que seja feito um rodízio periódico, afim de que aqueles que ficarem sem vagas momentâneas possam buscar em outro lugar nas redondezas.

Como dissemos esse tema espinhoso deve ser detalhado na convenção, para que não haja dúvidas sobre o uso, nos casos daqueles que não respeitarem devem ser advertidos e multados.